O que dizem os clientes sobre o trabalho da Quiraça
Experiências de empresas do Vale do Paraíba e Grande São Paulo com secretariado de reuniões e coordenação de registros societários.
Depoimentos de clientes
Contratamos a Quiraça inicialmente para uma reunião avulsa do nosso comitê de auditoria. O rascunho chegou em menos de dois dias e o formato foi exatamente o que o presidente precisava. Passamos para o secretariado trimestral no mês seguinte.
O programa de registros de grupo foi o que faltava. Tínhamos cinco órgãos com padrões completamente diferentes de ata — cada gestor fazia do seu jeito. O coordenador da Quiraça mapeou tudo na primeira fase e o padrão único entrou em vigor no segundo mês. O relatório mensal também ajudou muito a ter visão consolidada.
O que me chamou atenção foi o extrato de ações entregue junto com a ata. Cada ação com o número do item de onde veio, o responsável e o prazo. Nunca precisei conferir se o tracker estava atualizado porque ele parte do mesmo documento. Isso resolveu um problema antigo que tínhamos entre reuniões.
Precisávamos de alguém que entendesse a diferença entre registrar uma decisão e parafrasear o que foi dito. A equipe da Quiraça entende esse limite. A redação é precisa sem ser interpretativa, e o presidente aprova sem ter que reescrever tudo. No começo levamos um tempo para afinar o formato, mas depois ficou bem fluido.
Desde que passamos a usar o secretariado trimestral, o tempo que gasto revisando atas caiu bem. A nota de situação que chega antes de cada reunião também ajuda — já chego sabendo o que ficou aberto. O único ponto que levantei foi o prazo de reuniões extraordinárias, que requer cotação separada, mas o processo foi rápido.
A questão da confidencialidade foi importante para nós. Antes de assinar, pedi para ver o acordo que usam — foi detalhado e específico para o tipo de informação que circula nas nossas reuniões. Esse nível de cuidado antes de começar diz muito sobre como trabalham.
Histórias de clientes
Comitê de auditoria com reuniões bimestrais. As atas eram redigidas pelo controller da empresa a partir de anotações pessoais, frequentemente enviadas para aprovação três a quatro semanas depois da reunião. Membros externos reclamavam de imprecisões nas deliberações registradas.
A Quiraça passou a participar das reuniões do comitê, produzir o rascunho em dois dias úteis e entregar o rastreador de ações integrado à ata. O controller passou a revisar, não a redigir do zero.
Prazo de aprovação caiu de 22 dias para 5 dias em média. Zero reclamações de membros externos sobre imprecisão de redação nas últimas 11 reuniões. Controller liberado para outras funções.
"O rascunho chegou antes de eu precisar perguntar quando chegaria. Esse ritmo muda tudo." — Presidente do Comitê
Grupo com quatro entidades, cada uma com seu conselho e comitê executivo. Atas em formatos diferentes, arquivo sem padrão e sem registro de decisões centralizado. O secretário do grupo não tinha visão consolidada das deliberações.
Programa de coordenação de registros de grupo ao longo de 6 meses: levantamento de todos os órgãos, padrão único de atas, registro de decisões com referências cruzadas e relatório mensal ao secretário.
Padrão unificado em vigor em todos os órgãos a partir do segundo mês. Registro de decisões centralizado consultado mensalmente pelo secretário. Primeiro arquivo organizado com nomenclatura consistente em sete anos de grupo.
"Pela primeira vez consigo localizar uma deliberação do ano passado em menos de dois minutos." — Secretária do Grupo
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